Wymiana dokumentów poprzez przesyłanie ich za pośrednictwem poczty e-mail, czy transferów internetowych jest obecnie jedną z najłatwiejszych i najbardziej dostępnych metod przekazywania sobie danych, zwłaszcza przez firmy.
Takie rozwiązanie jest bardzo proste i szybkie, jednak czy aby na pewno dbamy przy tym o bezpieczeństwo przesyłanych plików? W dzisiejszym wpisie podpowiemy, jakie zasady bezpieczeństwa zachować oraz jak zabezpieczyć pliki, aby nasze dane były odpowiednio chronione.
Podstawowym sposobem zabezpieczenia danych jest użycie metody szyfrowania. Szyfrowanie polega na zakodowaniu danych w unikatowy klucz najczęściej w postaci hasła. Swobodny dostęp do zakodowanych danych będą miały tylko osoby, którym zostanie udostępnione hasło. Zakodować można nie tylko pojedynczy plik, ale również cały dysk z danymi.
Jak szyfrować dane?
Programy pakietu Office posiadają funkcję zaszyfrowania wybranego dokumentu hasłem, można tego dokonać poprzez wejście w menu główne, a następnie wybranie opcji – chroń dokument. Dodatkowo, oprócz skorzystania z tej funkcjonalności, możemy zaszyfrować kilka dokumentów poprzez ich skompresowanie, aby tego dokonać, należy zaznaczyć interesujące nas pliki, dodać je do archiwum, a następnie wpisać hasło we wskazanym do tego polu.
W szyfrowaniu plików poprzez użycie hasła, należy pamiętać, aby nie dopuścić do przekazywania go osobom trzecim. Przekazywanie unikalnego kodu nigdy nie powinno odbywać się za pośrednictwem poczty e-mail, co niestety jest dość powszechnym błędem. Hasło dostępowe najlepiej wysłać w wiadomości SMS, i to nie jako wiadomość tekstową, ale jako zdjęcie.
Dodatkowo, aby nasze hasła były odpowiednio chronione, najlepiej umieścić je w chmurze, dzięki temu, nawet w przypadku kradzieży sprzętu, będziemy mieli dostęp do udostępnionych przez nas plików.
Oprócz szyfrowania dokumentów, dobrą metoda zabezpieczającą pliki jest także używanie ograniczonego dostępu do danych, czyli tworzenie dokumentów w środowisku online. Udostępnienie pliku z danymi umożliwia nadanie uprawnień osobom, którym został on udostępniony. Właściciel pliku może przepisywać użytkownikom określone role. Adresaci mogą otrzymać dokument tylko to odczytu lub, jeśli administrator przypisał im takie uprawnienie, mogą go edytować, współtworzyć a nawet przesyłać dalej. Dokonanie jakichkolwiek zmian na pliku online jest widoczne, a więc wiadomo, kto oraz kiedy nad dokumentem pracował. Dodatkowo, właściciel pliku może w każdym momencie cofnąć uprawnienia oraz zmienić przypisane role. Takie rozwiązanie jest nie tylko bardzo bezpieczne, ale także wygodne.
Jeśli jednak zależy nam na jeszcze większej ochronie naszych plików, oprócz wymienionych wyżej metod, możemy skorzystać z płatnych narzędzi szyfrujących. Takie rozwiązania najczęściej stosowane są w firmach, które operują dużą ilością poufnych danych.
